幼稚園・保育園写真販売システムの導入には大きなメリットがある!
幼稚園や保育園では、発表会や運動会など保護者が撮影できるイベントもありますが、遠足や日常の様子など、撮影できないイベントも多数あります。そこでニーズの高いサービスとして写真販売があります。最近はさまざまなIT化に伴い、写真販売システムを導入している園も増えています。どのようなプラス面があるのか選び方とともに紹介します。
幼稚園・保育園写真販売システムとは
幼稚園・保育園写真販売システムとは、園でのイベントや子どもたちの日常の様子を撮影した写真をインターネットを通じて、保護者が購入できるシステムのことで、写真の確認や注文なども含めて、一括してオンライン上で行うことができます。
これまでは先生やカメラマンがイベントや日常の様子を撮影した写真を販売する方法として、ホールのようなスペースに掲示して、その場で写真を確認しながら写真の番号と枚数を注文用紙に記載するといった方法で行われていました。
しかし、このようなアナログ的な方法で進めることで、いろいろな課題が発生していたのです。
園の課題
写真を販売するための一連のアナログ的な作業をすることは、現場のスタッフへの負担が大きいという課題があります。
とくに、集金では現金のやりとりが発生し、未収や金額ミスといった問題も起こりやすくなっていました。また、コロナ禍ではあまり密になるような行動はおすすめできないため、保護者が密になるような写真の掲示なども避けたいところです。
保護者の課題
張り出された数多くの写真の中から自分の子どもを見つけるのは大変です。また、写真を選ぶために時間を作らなければいけません。
とくに朝や夕方の送迎時間は忙しい時間帯なので負担に感じる人も多いでしょう。こうしたいろいろな問題を解決してくれる方法として、写真販売システムが注目され、多くの園で導入が進められています。
幼稚園・保育園写真販売システムを導入するメリット
では、実際に導入することで、どのようなプラス面があるのでしょうか。今回は園側と保護者側の両方の面から紹介します。
スタッフの負担が軽減
システムを導入することによって、園側のスタッフの作業工程が減るのが一番のメリットといえるでしょう。スマートフォンやタブレットに専用のアプリを入れて撮影するだけで写真が表示されます。
撮影前にある程度設定することでクラスごとや日付こどに自動仕分けをしてくれ、撮影から販売までスムーズに行えることができるのです。
写真販売で現場のスタッフがすることは、表示された写真の中で、誰も映っていなかったり、ぶれていたりした写真を削除することやいつまで販売するのか期間を設定することです。
写真販売に関連する業務のほとんどはシステム側で行ってくれるため、これまで行っていた負担が軽減されます。こうした工程を削減しながらも低コストで導入できるのが魅力といえるでしょう。
保護者の利便性アップ
顔認証機能がついているシステムもあるので、何枚もあるデータの中から簡単に自分の子どもの写真を見つけることが可能で、写真選びがかなりスムーズになります。
しかも、わざわざ会場に足を運ぶ必要がなく、インターネットの環境があれば自分の空いている時間にどこでも確認できて注文できます。
決済手段もいままでは現金だけのことがほとんどでしたが、クレジットカード払いやQRコード決済など選ぶことができるため、小銭を用意しなければいけない負担もなくなります。
決済後すぐにダウンロードできるため、待たずに手に入れることができるのも魅力といえるでしょう。システムによっては遠くに住む祖父母に送ることができる場合もあります。
幼稚園・保育園写真販売システムを導入するときの注意点
写真販売システムを利用することにより、保護者とスタッフのどちらに対してもプラスになることが多いですが、導入するときにはいくつか注意しなければいけないポイントもあります。
ここでは注意点をいくつか紹介しておきます。まずは園の中で、使い方やどのように写真が販売されているのかを理解しておかなければいけません。そのうえで、保護者にも使い方の案内をしておきましょう。
また、販売前のチェック体制も必要です。気軽に写真を公開できるのがシステム導入のメリットですが、公開しても問題ないかどうかを公開前に確認できる体制を整えておかなければいけません。
幼稚園・保育園写真販売システムの種類と選び方
システムの種類としては、おおよそ2種類に分けられます。写真の販売をメインとした専用タイプと保育業務支援システムの一機能として利用できる汎用タイプです。
とくに、写真販売以外で課題がない場合やすでにほかの保育システムを利用している場合は、スムーズに導入できてコストもあまりかからない専用タイプの導入がおすすめです。
逆に、いろいろな面で業務の効率化を図りたいと考えている場合は、汎用タイプの導入がよいでしょう。内容としては、シフト管理や園児の出欠確認、午睡管理、事務処理作業、子どもの親とのコミュニケーションなど、いろいろな業務の効率化が可能となってきます。
どのようなシステムを選べばよいのかのポイントとしては、イベント時の写真だけでなく日常の写真の販売に対応しているかどうかです。保護者に対して普段の過ごしている姿を伝えたいという場合にはとくにチェックしておきましょう。
また、写真だけでなく動画が欲しいと思っている親が多い園では、動画の対応やDVD制作まで対応しているかどうかを確認ししおくことがおすすめです。スタッフに撮影を頼むのが難しい状況や、より質の高い写真を求められているときはプロスタッフが撮影代行しているところを選びましょう。
また、せっかく便利なシステムを導入したのに、使い方が分からなくて保育園に問い合わせが増えるという新たな課題が発生してしまうので、問い合わせの窓口をシステム側が一括して対応してくれるところを選ぶようにするのもひとつです。
まとめ
最近、園での導入が増えている写真販売システムについて紹介していきました。園側にも保護者側にも数多くのメリットがあり、両方の負担を軽減しながらも、比較的低コストで導入できて満足度の高いシステムとなっています。
メリットは多いもののチェック体制やどんな課題を解消したいかなど、導入前にしっかりと決めたうえで、最適なシステムを導入しましょう。